RISIKO KORPORAT TAHUN 2017

Divisi CRM

Sebagai wujud komitmen PT Bio Farma (Persero) dalam menerapkan GCG yang efektif sesuai dengan  Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara dan PER-09/MBU/2012 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara, perusahaan telah membentuk unit pengelola Manajemen Risiko Perusahaan (Korporat) yang bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan. Dalam melakukan manajemen risiko, perusahaan memiliki kebijakan yang dituangkan dalam Manual Bio Farma (MBF-01 dan MBF-02). Sedangkan konsep pengelolaan risiko Bio Farma berpedoman pada Surat Keputusan Bersama Dewan Komisaris Dan Direksi PT Bio Farma (Persero) No: KEP-06/DK/BF/II/2013, No: 01025/DIR/II/2013 tanggal 22 Februari 2013 tentang Pedoman Dewan Komisaris Dan Direksi (Board Manual) PT Bio Farma (Persero).

Pada tahun 2018, terdapat 10 (sepuluh) risiko korporat, yang terbagi atas 8 (delapan) risiko dari aktivitas rutin dan 2 (dua) risiko proyek. Setelah menentukan risiko-risiko korporat, Divisi Kepatuhan & Manajemen Risiko selaku penanggung jawab risiko korporat akan melakukan pengelolaan risiko (mitigasi), monitoring dan evaluasi kegiatan penanganannya yang secara keseluruhan menjadi ukuran efektivitas pelaksanaan Manajemen Risiko di Bio Farma.

Risiko-Risiko yang Menjadi Prioritas Perusahaan dalam Melakukan Monitoring dan Evaluasi :

1

Perusahaan mengekspor produknya ke berbagai negara untuk kebutuhan program imunisasi di negara tersebut, yang antara lain disuplai melalui UNICEF dengan persyaratan produk harus memenuhi prakualifikasi WHO. Dengan demikian, pengakuan kualitas produk oleh WHO memegang peran penting dalam kelancaran penjualan ekspor. Berdasarkan hal itu, Perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan perubahan kebijakan dan persyaratan internasional, terutama regulasi dari WHO, serta perubahan-perubahan regulasi yang mungkin terjadi di Pemerintah.

Beberapa strategi untuk mengantisipasi risiko diatas adalah :

  1. Implementasi sistem manajemen kualitas (Quality Management System/QMS) secara konsisten dan berkesinambungan sesuai ketentuan WHO sehingga Perusahaan tetap dapat mempertahankan status prakualifikasinya.

  2. Terus meningkatkan kesadaran dan tanggung jawab seluruh karyawan dan manajemen mengenai penerapan dan sustainabilty QMS.

  3. Menjaga komunikasi internal di perusahaan dan eksternal perusahaan dengan WHO maupun BPOM dan instansi lainnya.

  4. Berperan aktif dalam kegiatan nasional dan internasional baik WHO maupun organisasi lain terutama yang berkaitan dengan regulasi vaksin seperti BPOM sehingga tetap mengikuti perkembangan.

  5. Bekerjasama dengan konsumen bulk untuk menjaga QMS agar menghindari delisting WHO.

  6. Mencari konsumen bulk lain untuk mengurangi ketergantungan penjualan bulk hanya ke beberapa konsumen.

  7. Pemastian pengembangan produk sesuai tuntutan regulasi; diantaranya design pengembangan produk, pelaksanaan kualifikasi & validasi

  8. Mempercepat & meningkatkan penjualan produk baru untuk mengantisipasi turunnya penjualan vaksin Polio Oral.

  9. Meningkatkan kapasitas produksi bulk vaksin yang telah memenuhi prakualifikasi WHO dan masih dibutuhkan pasar seperti Measles dan Hib.

  10. Kerjasama teknologi untuk formulasi Vaksin IPV (Inactivated Polio Vaccine) selama Bio Farma belum memproduksi sendiri.

  11. Mempercepat kesiapan produksi Vaksin IPV sendiri.

  12. Strategi untuk UU Jaminan Produk Halal dengan membentuk Tim Persiapan Produk Halal, untuk persiapan dan mengkoordinasikan di internal dan ekternal Perusahaan.

  13. Koordinasi dengan kementrian terkait, untuk peran serta dalam penyusunan petunjuk teknis (PP) agar kriteria halal untuk obat dibedakan dengan untuk makanan.

  14. Mempersiapkan untuk proses sertifikasi halal bagi produk existing yang potensial diajukan sertifikasinya, baik sertifikasi halal oleh badan sertifikasi nasional maupun internasional.

  15. Mempersiapkan pembentukan sistem jaminan halal di perusahaan.

  16. Mengutamakan penggunaan bahan bahan non animal dalam riset vaksin baru.

2

Diperlukan sarana dan fasilitas yang memadai untuk mendukung proses produksi yang memenuhi persyaratan atau regulasi yang berlaku serta fasilitas riset & pengembangan yang memadai agar riset dan pengembangan produk baru dapat diselesaikan tepat waktu sehingga produk tersebut dapat masuk ke pasar sesuai dengan kebutuhan. Adanya keterlambatan dalam program investasi baik yang mendukung proses riset maupun produksi akan menyebabkan hilangnya kesempatan meraih pasar, sehingga perencanaan dan pelaksanaan program investasi harus tepat waktu dan sasaran.

Beberapa strategi untuk mengantisipasi risiko tersebut adalah:

  1. Penambahan konsultan perencana/ pengawas GMP terkait investasi Bangunan;

  2. Dokumen perencanaan sudah tersedia di tahun anggaran;

  3. Term anggaran dibuat multiyear;

  4. Melakukan monitoring dan pelaporan hasil progress pelaksanaan proyek oleh unit terkait;

  5. Mengantisipasi kendala-kendala awal yang mungkin timbul pada pelaksanaan pekerjaan proyek dan segera menuntaskanya;

  6. Penyempurnaan proses bisnis dan peningkatan jumlah serta kompetensi SDM di Divisi Pengadaan untuk percepatan proses pengadaan.

3

Karyawan merupakan aset yang paling berharga dalam menjalankan bisnis Perusahaan. Setiap perusahaan senantiasa membutuhkan dan mempekerjakan karyawan  yang berkualitas, terutama Karyawan yang memiliki talenta dan potensi tinggi. Banyak faktor dan penyebab karyawan yang berkualitas meninggalkan perusahaan. Namun apabila Karyawan tersebut meninggalkan perusahaan dengan segala kompetensi dan pengetahuan yang dimilikinya, maka akan menimbulkan dampak yang tidak baik terhadap kinerja bisnis perusahaan, apalagi jika pindah ke perusahaan pesaing.

Strategi untuk menghadapi risiko tersebut, diantaranya :

  1. Sosialisasi dan implementasi integrasi sistem Human Capital Management yang berbasis pada kompetensi dan kinerja dengan menggunakan teknologi informasi.

  2. Sosialisasi dan implementasi program retention yang komprehensif untuk “mengikat” Karyawan tersebut di perusahaan.

  3. Program pengembangan yang dapat memberikan kesempatan bagi Karyawan untuk mengembangkan dirinya.

4

Dalam rangka meningkatkan kapasitas produksi, Perusahaan memerlukan pendanaan, diantaranya untuk pengadaan barang investasi berupa gedung, fasilitas dan peralatan. Fungsi perencanaan Perusahaan terkait kebutuhan investasi lebih ditingkatkan, termasuk pada saat penyusunan timeline realisasi investasi dan metode pembiayaannya. Potensi risiko perlu diidentifikasi terkait dengan kemampuan perusahaan dalam membiayai kebutuhan investasi yang tingkat pengembaliannya jangka panjang dan kemampuan dalam memenuhi modal kerja yang sifatnya jangka pendek . Risiko ini muncul dari kondisi tersebut antara lain penggunaan modal kerja Perusahaan untuk membiayai kebutuhan investasi, yang seharusnya menggunakan pembiayaan eksternal.

Adapun strategi untuk mengantisipasi risiko tersebut, dengan cara:

  1. Melakukan monitoring atas pelaksanaan tahapan timeline realisasi investasi, agar dapat memperhitungkan pemenuhan kebutuhan pembiayaannya.

  2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi yang intensif dan efektif, baik antar lini di internal Perusahaan maupun dengan pihak eksternal, agar proses pembiayaan kebutuhan investasi dapat tersedia dengan baik dan tepat waktu.

5

Perusahaan secara rutin telah memasok vaksin untuk kebutuhan program imunisasi baik dalam negeri maupun luar negeri melalui institusi internasional dan secara bilateral. Ketersediaan vaksin disesuaikan dengan forecast atau rencana pengiriman produk dari konsumen. Terdapat risiko apabila produk telah diproduksi dan siap dipasarkan, namun produk tidak terserap oleh pasar.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :

  1. Melakukan komunikasi maupun pertemuan langsung (face to face meeting) dengan konsumen untuk memperoleh informasi terkini atas kebijakan registrasi produk dan kebijakan program imuniasi di negara tujuan ekspor.

  2. Mencari konsumen bulk lain untuk mengurangi ketergantungan penjualan bulk hanya ke beberapa konsumen.

  3. Koordinasi internal terkait, dilakukan peninjauan ulang terhadap harga jual pabrik (HJP) ekspor untuk memperoleh harga yang lebih kompetitif, sehingga dapat memasuki pasar UN Agency.

  4. Melakukan penawaran kepada UN Agency lainnya (selain UNICEF), yaitu PAHO dan WHO.

  5. Berperan aktif dalam kegiatan internasional baik WHO maupun organisasi lain terutama yang berkaitan dengan vaksin agar dapat memperoleh informasi terkini atas perkembangan pasar vaksin dan informasi kebijakan global.

6

Kemampuan Perusahaan dalam membayar pokok dan bunga pinjaman dapat dilihat dari tingkat produk yang berhasil dijual (performance cash flow) sesuai proyeksi yang terdapat dalam RJPP. Jika produk yang dijual mengalami penurunan dari yang diproyeksikan, otomatis akan menurunkan pendapatan dan laba yang dihasilkan sehingga dapat mengakibatkan Perusahaan menunggak pembayaran baik pokok ataupun bunga pinjaman tersebut. Jika hal ini terjadi, selain denda yang akan diberikan oleh pihak bank sindikasi dikarenakan terlambatnya pembayaran pinjaman, Perusahaan pun berisiko akan kehilangan aset yang diagunkan.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :

  1. Fungsi perencanaan Perusahaan terkait kebutuhan investasi lebih ditingkatkan, termasuk pada saat penyusunan timeline realisasi investasi dan metode pembiayaannya.

  2. Komunikasi dan koordinasi secara rutin dan efektif antar lini di internal Perusahaan, agar timeline proyek investasi dan realisasi dapat berjalan sesuai rencana.

  3. Meningkatkan koordinasi dan fungsi monitoring yang efektif antar lini di internal Perusahaan, agar data perencanaan pembelian dan pendanaan serta realisasi penerimaan pendapatan dapat akurat, sehingga dana untuk bunga dan pokok pinjaman dapat tersedia tepat waktu.

7

Target Key Performance Indicators (KPI) yang sesuai dengan bisnis perusahaan dan telah disepakati dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) antara Pemegang Saham dan Manajemen kemudian akan dijabarkan ke dalam KPI Direktorat, Divisi dan Bagian.  Jika realisasinya tidak sesuai atau dibawah standar dari target  KPI dalam RKAP, akan  menyebabkan berkurangnya pendapatan secara finansial (bonus, tantiem, penggajian) terhadap seluruh stakeholder.

Strategi untuk menghadapi risiko tersebut adalah dengan melakukan sosialisasi dan implementasi sistem Performance Management System, melakukan monitoring dan pendampingan yang intensif untuk setiap siklus Performance Management Systems mulai dari planning, monitoring dan evaluating dengan menggunakan IT, serta memastikan ketersediaan rencana strategis dan bisnis perusahaan yang dapat dikomunikasikan ke seluruh unit kerja.

8

Pada tahun 2016, terdapat temuan peredaran vaksin palsu di Indonesia. Walaupun hasil investigasi lebih lanjut menunjukkan bahwa tidak ada vaksin Bio Farma yang dipalsukan, dan hanya serum yang dipalsukan, namun demikian perusahaan melihat masih terdapat potensi risiko pemalsuan terhadap vaksin. Kasus pemalsuan ini kemungkinan dapat terjadi lagi di masa mendatang dan hal ini dapat menyebabkan penurunan tingkat kepercayaan konsumen akan produk Bio Farma baik vaksin maupun serum yang pada akhirnya akan mempengaruhi terhadap kinerja perusahaan.

Untuk mengantisipasi hal tersebut , Perusahaan menyiapkan strategi antara lain :

  1. Menjaga ketersediaan produk di pasar, sehingga permintaan konsumen dapat selalu dipenuhi.

  2. Melakukan inovasi pada kemasan atau penandaan produk yang menunjukkan spesifisitas produk Bio Farma dan mudah dikenali jika terjadi pemalsuan.

  3. Mempelajari regulasi baik di dalam maupun di luar negeri, yang berhubungan dengan penandaan produk, seperti UNICEF, WHO, FDA USA dan EMEA.

  4. Berkoordinasi internal maupun eksternal dengan Instansi luar lainnya seperti BPOM dan Kementrian Kesehatan terkait regulasi dan tindak lanjut penanganan vaksin palsu.

9

Sejalan dengan perubahan, saat ini media tidak hanya membuat berita juga secara bisnis harus menguntungkan dan media tidak lagi sebagai institusi ideologis tetapi juga institusi bisnis. Media juga memiliki prinsip apakah sebuah berita laik siar dan laik jual serta menilai apakah sebuah berita memiliki news values & selling values. Dengan adanya perubahan tersebut, Perusahaan perlu strategi khusus dan lebih kehati-hatian terhadap tren media, karena bisa saja berita negatif mengenai Perusahaan dapat muncul, baik di media massa mainstream maupun di media online.

Terdapat 3 (tiga) strategi utama yang akan dilaksanakan dalam rangka menghadapi risiko tersebut antara lain yaitu :

  1. Strategi preventing yaitu mencegah sebelum terjadi krisis, munculnya berita negatif di media, mengantisipasi isu-isu yang saat ini belum ada, tetapi kemungkinan muncul di kemudian hari, misalnya dengan cara :

    1. Melakukan edukasi dan sosialisasi secara rutin kepada media dengan format workshop vaksin untuk jurnalis, dan

    2. Melakukan media relations yang positif dengan pihak media dari berbagai level dimulai dengan : pemilik media / Penerbit ; personil editorial (Pemimpin Redaksi, Redaktur, Wartawan) ; personil komersial (Tim Adverse Event /AE, Marketing).

  2. Strategi protecting yaitu menjaga, memagari, melindungi perusahaan dari berbagai isu negatif, dengan :

    1. Melakukan strategi penanganan di masa normal dalam bentuk : Press Conference, Media Gathering, Press Tour, Event, Ralat atau Hak Koreksi, School of Vaccine for Journalist (workshop media);

    2. Melakukan strategi penanganan di masa krisis melalui pernyataan pers cepat kepada media, respons cepat tanggap, narasumber yang kompeten, PIC mudah dihubungi.

  3. Strategi promoting yaitu mempromosikan keunggulan dan hal positif tentang Perusahaan, dengan cara :

    1. Melakukan media placement, iklan, advertorial, infotorial, TV Commercial;

    2. Mendukung dalam bentuk sponsorship event yang dilakukan oleh media dalam bentuk sharing / promosi Perusahaan.

  4. Memberikan edukasi kepada publik mengenai dampak virus MR apabila tidak di vaksinasi.

  5. Memenuhi permintaan informasi oleh publik sesuai dengan UU Keterbukaan Informasi Publik.

  6. Sigap dalam memberikan respon terhadap berita-berita negatif yang tersebar di media massa.

10

Salah satu sistem yang dapat memberikan informasi tentang biaya produksi adalah aplikasi Manufacturing Resource Planning (MRP) yang dibuat untuk mencatat transaksi proses produksi. Karena produksi produk life science harus memenuhi persyaratan regulasi yang ketat, maka aplikasi MRP yang dibangun harus dapat memadukan kepentingan regulasi dan bisnis sehingga diperlukan kustomisasi sistem yang ada dan aplikasi pendukung yang dibangun sendiri.

Strategi untuk yang dapat dilakukan Perusahaan agar implementasi MRP dapat dilakukan sesuai target adalah :

  1. Komitmen kuat manajemen untuk menggunakan MRP sebagai salah satu tools wajib Perusahaan dan harus diturunkan menjadi KPI dari setiap unit untuk melaksanakannya;

  2. Internalisasi yang kuat kepada seluruh unit mengenai proses bisnis yang terintegrasi dan pentingnya transparansi data disetiap unit;

  3. Perubahan mindset cost center dari berdasarkan unit kerja menjadi berdasarkan produk yang akan mengubah proses bisnis perusahaan;

  4. Menyempurnakan sistem akuntansi biaya untuk persiapan implementasi MRP;

  5. Menghire konsultan, tenaga kerja dan mendedikasikan SDM yang ada untuk fokus menyempurnakan sistem akuntansi biaya;

  6. Memastikan aplikasi MRP sesuai kebutuhan dengan melakukan validasi dan uji coba yang cukup dan validasi software yang sesuai standard Quality Assurance Bio Farma;

  7. Menata proses bisnis di gudang Bio Farma baik gudang pusat maupun gudang di bagian;

  8. Membuat aplikasi Inventory Management untuk pengendalian barang di Bagian sebelum aplikasi MRP berjalan.