MANAJEMEN RISIKO KORPORAT

STRUKTUR ORGANISASI DIVISI KEPATUHAN & MANAJEMEN RISIKO

Divisi CRM

Bio Farma sebagai Perusahaan Life Science Kelas Dunia Yang Berdaya Saing Global memiliki risiko inherent yang cukup besar. Bio Farma memiliki komitmen dalam pengelolaan manajemen risiko bahwa dalam pengelolaan bisnis, Bio Farma mengelola semua risiko secara efektif dan efisien serta memastikan kesinambungan dan risiko pertumbuhan dari bisnis inti yang berkelanjutan melalui pengelolaan risiko secara proaktif, berfokus pada risiko yang terpenting, dan memberikan perhatian terhadap alokasi modal dalam proses pengendalian. Pengelolaan risiko Bio Farma dilakukan secara terkoordinasi dan terintegrasi.

Dalam melakukan pengawasan dan pengelolaan risiko bisnis, Bio Farma berpedoman kepada Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik Negara dan diperbaharui melalui Peraturan Menteri BUMN Nomor: PER-09/MBU/2012 Tanggal 6 Juli 2012. Selain itu, manajemen risiko korporat Bio Farma mengacu kepada Kebijakan Sistem Manajemen Perusahaan PT Bio Farma (Persero) Nomor: MBF-02571/DIR/VI/2018 tanggal 25 Juni 2018 dan Peraturan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Bio Farma (Persero) Nomor: PER-07/DK/BF/12/2018; Nomor: PER-06964/DIR/XII/2018 Tentang Pedoman Dewan Komisaris dan Direksi (Board Manual).

Pada tahun 2019, terdapat 10 (sepuluh) risiko korporat, yang terbagi atas 8 (delapan) risiko dari aktivitas rutin dan 2 (dua) risiko proyek. Setelah menentukan risiko-risiko korporat, Divisi Kepatuhan & Manajemen Risiko selaku penanggung jawab risiko korporat akan melakukan pengelolaan risiko (mitigasi), monitoring dan evaluasi kegiatan penanganannya yang secara keseluruhan menjadi ukuran efektivitas pelaksanaan Manajemen Risiko di Bio Farma.

 

Risiko-Risiko yang Menjadi Prioritas Perusahaan dalam Melakukan Monitoring dan Evaluasi :

Pengakuan kualitas produk oleh Badan WHO (World Health Organization) memegang peranan penting dalam kelancaran penjualan produk ekspor Bio Farma. Berdasarkan hal itu, Perusahaan harus selalau mengikuti perkembangan perubahan kebijakan dan persyaratan nasional maupun internasional, terutama regulasi dari Badan WHO agar dapat terhindar dari delisting WHO, serta perubahan-perubahan regulasi yang mungkin terjadi di Pemerintah.

Beberapa strategi untuk mengantisipasi risiko diatas adalah :

  1. Berperan aktif memberikan masukan saran dan ide dalam rangka mengarahkan perubahan kebijakan regulasi nasional dan internasional untuk memastikan kepentingan corporate dan kepentingan nasional akan mendapat poin positive dari perubahan yang akan diajukan.
  2. Implementasi QMS dan cGMP, diantaranya pengendalian dokumen, pelaksanaan kualifikasi, validasi, kalibrasi, inspeksi diri.
  3. Aktif dalam forum QMS dan cGMP skala nasional dan internasional, diantaranya forum meeting, sosialisasi, pelatihan, workshop, dan conference.
  4. Pemastian pengembangan produk sesuai tuntutan regulasi, diantaranya desain pengembangan produk dan pelaksanaan kualifikasi dan validasi.
  5. Bekerjasama dengan internal Bio Farma dalam mempertahankan QMS.
  6. Memastikan menjual produk yang memenuhi QMS.
  7. Selalu update dengan persyaratan/ regulasi dan kondisi pasar.
  8. Mencari informasi calon customer baik melalui agen atau tidak.
  9. Koordinasi dengan pihak internal dan eksternal perusahaan (Internal : Divisi QA/RA; Eksternal: Local Partner di negara tujuan ekspor).

Dalam rangka memenuhi kebutuhan investasi di tahun 2018, Perusahaan merencanakan untuk menarik dana (kredit investasi) dari bank sindikasi. Kemampuan Perusahaan dalam membayar pokok dan bunga pinjaman dapat dilihat dari tingkat produk yang berhasil dijual (performance cash flow) sesuai proyeksi yang terdapat dalam RJPP. Jika produk yang dijual mengalami penurunan dari yang diproyeksikan, otomatis akan menurunkan pendapatan dan laba yang dihasilkan sehingga dapat mengakibatkan Perusahaan menunggak pembayaran baik pokok ataupun bunga pinjaman tersebut. Jika hal ini terjadi, selain denda yang akan diberikan oleh pihak bank sindikasi dikarenakan terlambatnya pembayaran pinjaman, Perusahaan pun berisiko akan kehilangan aset yang diagunkan.

Beberapa strategi untuk mengantisipasi risiko tersebut adalah:

  1. Fungsi perencanaan Perusahaan terkait kebutuhan investasi lebih ditingkatkan, termasuk pada saat penyusunan timeline realisasi investasi dan metode pembiayaannya.
  2. Komunikasi dan koordinasi secara rutin dan efektif antar lini di internal Perusahaan, agar timeline proyek investasi dan realisasi dapat berjalan sesuai rencana.

Dalam rangka meningkatkan kapasitas produksi, Perusahaan memerlukan pendanaan, diantaranya untuk pengadaan barang investasi berupa gedung, fasilitas dan peralatan. Fungsi perencanaan Perusahaan terkait kebutuhan investasi lebih ditingkatkan, termasuk pada saat penyusunan timeline realisasi investasi dan metode pembiayaannya.
Potensi risiko perlu diidentifikasi terkait dengan kemampuan perusahaan dalam membiayai kebutuhan investasi yang tingkat pengembaliannya jangka panjang dan kemampuan dalam memenuhi modal kerja yang sifatnya jangka pendek. Risiko ini muncul dari kondisi tersebut antara lain penggunaan modal kerja Perusahaan untuk membiayai kebutuhan investasi, yang seharusnya menggunakan pembiayaan eksternal.
Strategi untuk menghadapi risiko tersebut, diantaranya :

1.Melakukan monitoring atas pelaksanaan tahapan timeline realisasi investasi, agar dapat memperhitungkan pemenuhan kebutuhan pembiayaannya.

2.Meningkatkan komunikasi dan koordinasi yang intensif dan efektif, baik antar lini di internal Perusahaan maupun dengan pihak eksternal, agar proses pembiayaan kebutuhan investasi dapat tersedia dengan baik dan tepat waktu.

Karyawan merupakan aset yang paling berharga dalam menjalankan bisnis Perusahaan. Setiap perusahaan senantiasa membutuhkan dan mempekerjakan karyawan yang berkualitas, terutama Karyawan yang memiliki talenta dan potensi tinggi. Banyak faktor dan penyebab karyawan yang berkualitas meninggalkan perusahaan. Namun apabila karyawan tersebut meninggalkan perusahaan dengan segala kompetensi dan pengetahuan yang dimilikinya, maka akan menimbulkan dampak yang tidak baik terhadap kinerja bisnis Perusahaan.

Adapun strategi untuk mengantisipasi risiko tersebut, dengan cara:

  1. Sosialisasi dan implementasi integrasi sistem Human Capital Management yang berbasis pada kompetensi dan kinerja.
  2. Sosialisasi dan implementasi program retention yang komprehensif untuk mengikat karyawan tersebut di perusahaan.
  3. Sosialisasi dan implementasi program-program pengembangan yang dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan dirinya.

Bio Farma memiliki sistem dalam mengelola dan menciptakan talent karyawan, mulai dari Kepala Divisi, Kepala Bagian sampai dengan staf. Dalam pengelolaannya, Bio Farma mengembangkan karyawan generasi milenial sesuai dengan program yang tertuang di dalam Road Map SDM dan dipantau oleh Kepala Divisi dan Kepala Bagian yang bersangkutan agar pelaksanaan program terarah.
Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :
1. Mendesain, mensosialisasikan dan menyusun budaya kerja perusahaan yang mengarah pada budaya kerja transformatif, adaptif pada era digital dan kontributif pada kinerja bisnis perusahaan.
2. Mendesain dan mengimplementasikan program-program pengembangan yang dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan dirinya.
3. Mendesain dan mengimplementasikan sistem target kinerja dan kompetensi yang menantang dan membuat iklim berkontribusi.

Target Key Performance Indicators (KPI) yang sesuai dengan bisnis perusahaan dan telah disepakati dalam RKAP antara Pemegang Saham dan Manajemen, kemudian dijabarkan ke dalam KPI Direktorat, Divisi dan Bagian. Jika realisasi kinerja karyawan dan unit kerja tidak dapat tercapai sesuai dengan target bisnis yang telah ditetapkan dari target KPI dalam RKAP, akan menyebabkan risiko berkurangnya pendapatan secara finansial (bonus, tantiem, penggajian) terhadap seluruh stakeholder.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :

  1. Sosialisasi dan implementasi Sistem Performance Management System.
  2. Melakukan monitoring dan pendampingan yang intensif untuk setiap siklus Performance Management System mulai dari planning, monitoring dan evaluating.
  3. Memastikan ketersediaan rencana strategis dan bisnis perusahaan yang dapat dikomunikasikan ke seluruh unit kerja.

Pada tahun 2016, terdapat temuan peredaran vaksin palsu di Indonesia. Walaupun hasil investigasi lebih lanjut menunjukkan bahwa tidak ada vaksin Bio Farma yang dipalsukan, dan hanya serum yang dipalsukan, namun demikian perusahaan melihat masih terdapat potensi risiko pemalsuan terhadap vaksin. Kasus pemalsuan ini kemungkinan dapat terjadi lagi di masa mendatang dan hal ini dapat menyebabkan penurunan tingkat kepercayaan konsumen akan produk Bio Farma baik vaksin maupun serum yang pada akhirnya akan mempengaruhi terhadap kinerja perusahaan.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :

  1. Sistem pengepakan menggunakan sistem Track and Trace.
  2. Sistem pengepakan dengan single jenis vaksin di area pengepakan.
  3. Barcoding Track and Trace pada Box polyurethane

Pengiriman menggunakan Forwarder terregistrasi, terlatih, termasuk Sub-forwarder

Perusahaan secara rutin telah memasok vaksin untuk kebutuhan program imunisasi baik dalam negeri maupun luar negeri melalui institusi internasional dan secara bilateral. Ketersediaan vaksin disesuaikan dengan forecast atau rencana pengiriman produk dari konsumen. Terdapat risiko apabila produk telah diproduksi dan siap dipasarkan, namun produk tidak terserap oleh pasar.

Untuk mengantisipasi hal tersebut, Perusahaan menyiapkan strategi antara lain :

  1. Menambah pembeli bulk yang baru terutama untuk Bulk Campak dan Bulk Hib.
  2. Menginformasikan kepada internal terkait perubahan regulasi di negara pembeli.

Ketersediaan barang hasil produksi dan ketepatan jumlah persediaan menjadi salah satu faktor kunci memenangkan persaingan di pasar. Ketersediaan jumlah hasil produksi sangat dipengaruhi oleh jumlah bahan baku/penolong yang harus selalu tersedia sesuai kebutuhan, tidak mengalami stock out atau over stock. Untuk tujuan ini, maka Perusahaan telah membuat modul Material Resources Planning (MRP) yang meliputi area produksi.

Dalam rangka implementasi modul Material Resources Planning (MRP) tersebut, terdapat potensi risiko implementasi MRP tidak sesuai target atau tidak sesuai jadwal sehingga akan menghambat kinerja Perusahaan.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara :

  1. Menyempurnakan Sistem Akuntansi Biaya.
  2. Menyeleraskan proses bisnis dengan sistem akuntansi.
  3. Menyusun User Requirement dan Kajian Risiko.
  4. Development
  5. Validasi dan Dokumentasi
  6. Soft Live
  7. Go Live
  8. Melakukan Rapat Koordinasi dengan Bagian Produksi, Bagian Pengadaan Umum, Bagian Pemasaran, dan Bagian lainnya.
  9. Melakukan pembaharuan Rencana Produksi dan Rencana Penjualan.
  10. Melakukan coaching terhadap user.
  11. Melakukan reminding kepada bagian terkait.
  12. Kordinasi dengan bagian terkait mengenai metode perhitungan yang sesuai.
  13. Menghitung manual dengan excel sesuai dengan metode yang berlaku.

Perusahaan harus dapat menjaga ketersediaan produk yangs sesuai dengan kebutuhan pasar, baik melalui perbaikan dan investasi sarana dan prasarana produksi baru, maupun melalui riset dan pengembangan produk baru. Diperlukan sarana dan fasilitas yang memadai untuk mendukung proses produksi yang memenuhi persyaratan atau regulasi yang berlaku serta fasilitas yang memadai untuk mendukung proses produksi yang memenuhi persyaratan atau regulasi yang berlaku serta fasilitas riset & pengembangan yang memadai agar riset dan pengembangan produk baru dapat diselesaikan tepat waktu sehingga produk tersebut dapat masuk ke pasar sesuai dengan kebutuhan. Adanya keterlambatan dalam program investasi baik yang mendukung proses riset maupun produksi akan menyebabkan hilangnya kesempatan meraih pasar, sehingga perencanaan dan pelaksanaan program investasi harus tepat waktu dan sasaran.

Adapun strategi untuk menghadapi risiko tersebut, antara lain dengan cara berkordinasi dengan user dan Bagian Pengadaaan terkait rencana pengadaan tahun 2019.