Mekanisme Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System)

Mekanisme Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) diatur di dalam Peraturan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Bio Farma (Persero) Nomor: PER-08/DK/BF/12/2018; Nomor: PER-06965/DIR/XII/2018 tanggal 31 Desember 2018 Tentang Pedoman Perilaku (Code of Conduct).

Pelapor dapat melaporkan secara online melalui sistem berbasis web dengan alamat

Mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System) sebagai berikut:

Mekanisme pelaporan pelanggaran
  • Dalam hal terjadi pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku, maka Insan Bio Farma berkewajiban melaporkan kepada:
  1. Atasan langsung yang bersangkutan di mana setiap atasan wajib memberikan perhatian penuh atas laporan Insan Bio Farma yang menjadi bawahannya dan berusaha menyelesaikannya secara tuntas sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Perusahaan. Apabila Insan Bio Farma tidak dapat melaporkan kepada atasan langsung karena Benturan Kepentingan dengan atasannya, maka dapat mendiskusikan hal tersebut dengan pihak-pihak berikut:
    • Atasan dari atasan langsung yang bersangkutan;
    • Divisi SDM;
    • Divisi Kepatuhan & Manajemen Risiko; atau
    • Serikat Pekerja;
  2. Kotak Pengaduan Pelanggaran (Whistleblowing System).
  • Disamping pihak internal Perusahaan, sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) ini juga dapat dilakukan oleh pihak eksternal Perusahaan seperti Pelanggan, Mitra Bisnis, dan Pemangku Kepentingan (stakeholders) lainnya.
  • Pelaporan harus dilakukan dengan itikad baik dan bukan didasari kehendak buruk/fitnah.
  • Pelapor dalam menyampaikan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) dapat mencantumkan identitas data diri yang memuat alamat rumah/kantor, alamat e-mail, fasmili, nomor kontak yang dapat dihubungi atau boleh tidak mencantumkan data diri (anonim);
  • Pelaporan harus disertai bukti pendukung, meliputi:
    1. Pokok masalah yang diadukan;
    2. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelanggaran yang diadukan termasuk pihak-pihak yang dirugikan/diuntungkan dari kasus yang terjadi;
    3. Kronologis kasus; dan
    4. Dokumen pendukung lainnya atas kasus yang diadukan.
  • Perusahaan memberikan perlindungan kepada pelapor pelanggaran (whistleblower) sebagai berikut:
    1. Perlindungan kerahasiaan atas identitas Pelapor;
    2. Perlindungan atas tindakan balasan dari Terlapor;
    3. Perlindungan dari pemecatan, penurunan jabatan atau band, penundaan promosi jabatan, tekanan, dan tindakan fisik;
    4. Perlindungan catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record);
    5. Informasi mengenai proses tindak lanjut yang sedang dilakukan (kepada Pelapor yang mencantumkan data diri). Informasi ini disampaikan secara rahasia kepada Pelapor.
  • Adapun yang menangani dugaan pelanggaran adalah sebagai berikut :

Penanganan Dugaan Pelanggaran (Whistleblowing)

Tugas

Admin Pelaporan Pelanggaran

Staf Divisi Kepatuhan & Manajemen Risiko

·         Menerima, meregister dan mengadministrasikan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) yang masuk baik melalui e-mail, surat, drop box maupun aplikasi untuk selanjutnya diteruskan kepada Pengelola Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing)

·         Menjaga kerahasiaan identitas Pelapor sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan Pelapor

Pengelola Pelaporan Pelanggaran

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Karyawan à Pejabat (Kepala Seksi, Kepala Bagian dan Kepala Divisi) di Divisi Kepatuhan & Manajemen Risiko

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Pengelola Pelaporan Pelanggaran à Direktur Utama

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris atau Organ Pendukung Dewan Komisaris à Komisaris Utama

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Komisaris Utama à Pemegang Saham

·         Menerima Pelaporan Pelanggaran (Whsitleblowing)

·         Melakukan verifikasi terhadap dokumen-dokumen pendukung yang disampaikan oleh Pelapor

·         Menyusun Berita Acara Hasil Verifikasi dan melaporkan kepada Direktur Utama (untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Karyawan) atau kepada Komisaris Utama (untuk dugaan Pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris atau Organ Pendukung Dewan Komisaris)

Tim Investigasi

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Karyawan à dibentuk oleh Direksi

·         Untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris atau Organ Pendukung Dewan Komisaris à dibentuk oleh Dewan Komisaris

*dalam kasus yang serius dan sensitif, dapat dipertimbangkan untuk menggunakan investigator/auditor eksternal yang independen dalam melakukan investigasi laporan pelanggaran

·         Melakukan investigasi lebih lanjut terhadap substansi pelanggaran yang dilaporkan

·         Menyusun Berita Acara Hasil Investigasi

·         Melaporkan kepada Direktur Utama (untuk dugaan pelanggaran yang dilakukan oleh tenaga kerja) atau kepada Komisaris Utama (untuk dugaan pleanggaran yang dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris atau Organ Pendukung Dewan Komisaris)

·         Memiliki hak untuk dapat mengakses operasional dan informasi terhadap seluruh unit yang diinvestigasi

  • Pelaksanaan verifikasi oleh pengelola pelaporan pelanggaran dilakukan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kerja dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja berikutnya.
  • Pelaksanaan investigasi oleh Tim Investigasi terhadap pelaporan pelanggaran yang diterima dilakukan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kerja dan dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga puluh) hari kerja berikutnya.
  • Bagi pelapor yang mencantumkan data diri dengan jelas, pelpaor akan memperoleh informasi mengenai penanganan kasus yang dilaporkannya, apakah dapat ditindaklanjuti atau tidak.

Kebijakan tentang WBS diatur di dalam Pedoman Perilaku :

WBS (BUKU SAKU).pdf