Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan Barang dan Jasa di Bio Farma mengikuti Peraturan Menteri BUMN No.05/MBU/2008 yang diubah dengan Peraturan Menteri No.15/MBU/2012 mengenai Pedoman Umum Pelaksanaan Barang dan Jasa Badan Usaha Milik Negara, yang memberikan keleluasaan dalam melakukan pengadaan barang dan jasa agar pengadaannya secara cepat, fleksibel,  efektif dan efisien agar tidak kehilangan peluang bisnis namun tidak sampai menimbulkan kerugian.

Secara umum proses pengadaan barang dan jasa di Bio Farma adalah sbb :

 

Flow proses

 

Etika terhadap Pemasok.

Pemasok merupakan bagian dari proses bisnis Perusahaan. Insan Bio Farma senantiasa pada saat bertindak mewakili Perusahaan dalam berhubungan dengan pemasok harus sesuai dengan ketentuan Perusahaan. Kriteria yang ditetapkan untuk menjadi pemasok Perusahaan harus dikomunikasikan kepada calon pemasok, dan untuk menjamin kualitas dan mutu produk yang dihasilkan, Perusahaan melakukan audit kepada pemasok atas barang dan jasa yang dibeli oleh Perusahaan.

Hak dan Kewajiban Pemasok

Rekanan merupakan mitra perusahaan dalam pengadaan barang/ jasa. Perusahaan menetapkan kriteria untuk dapat menjadi penyedia  barang dan jasa di perusahaan dan mengkomunikasikan kriteria tersebut kepada calon Rekanan.

Kewajiban Rekanan :

  1. Melengkapi Formulir Persyaratan Masuk sebagai Daftar Rekanan Mampu (DRM)
  2. Mematuhi prosedur perusahaan mengenai pengadaan barang/ jasa dan peraturan yang berlaku
  3. Menghindari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN)
  4. Menjaga kerahasiaan data dan informasi sesuai ketentuan Perusahaan
  5. Memenuhi kewajiban lebih lanjut yang dituangkan dalam kontrak

Hak Rekanan :

  1. Mendapatkan  informasi yang dibutuhkan sesuai dengan ketentuan Perusahaan
  2. Mendapatkan fasilitas dalam bentuk sarana dan prasarana untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sesuai kontrak
  3. Menerima  pembayaran pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan kontrak.

Guna menjalin hubungan baik dengan rekanan, Perusahaan melakukan audit kepada Rekanan untuk menjamin mutu atas barang dan jasa yang dibelinya serta sebagai sarana edukasi bagi Rekanan untuk dapat memproduksi barang / jasa yang berkualitas dan memenuhi standar yang ditetapkan. Dalam hal ini hak dan kewajiban perusahaan adalah sebagai berikut :

Kewajiban Perusahaan :

  1. Mematuhi prosedur perusahaan mengenai pengadaan barang/ jasa dan peraturan yang berlaku
  2. Menilai dan memilih Rekanan secara objektif, transparan dan akuntabel
  3. Menghindari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN)
  4. Menghindari kerjasama dengan Rekanan yang melakukan praktik usaha tidak etis
  5. Melakukan pembayaran pekerjaan sesuai dengan kontrak

Hak Perusahaan :

  1. Mendapatkan hasil pekerjaan sesuai dengan kontrak
  2. Memberikan sanksi apabila tidak memenuhi kontrak

 

Ketentuan & Syarat-Syarat  Purchase Order

  1. Penyerahan Barang/Jasa
    1. Penyerahan barang/jasa dilaksanakan secara sebagian/sekaligus, dalam keadaan baik dan lengkap, sesuai dengan kualitas/spesifikasi/contoh yang telah ditentukan , disertai Surat Pengantar Barang dan Faktur Pajak (lembar 1 dan 2).
    2. Untuk barang berupa mesin/alat, disamping ketentuan tersebut diatas harus pula memenuhi persyaratan sebagai berikut:
      • Harga barang sudah/belum termasuk biaya pemasangan di lokasi;
      • Jaminan bahwa mesin/alat tersebut berfungsi dengan baik;
      • Selama masa garansi, Rekanan berkewajiban untuk melaksanakan pemeriksaan mesin/alat secara berkala.
    3. Untuk pekerjaan konstruksi masa pemeliharaan harus sesuai dengan kesepakatan.
  2. Penagihan/Pembayaran
    1. Penagihan dapat dilaksanakan jika barang/jasa telah diserahkan (sebagian/seluruhnya) dan diterima oleh Bagian Penunjang Pembelian PT Bio Farma (Persero), yang dinyatakan dalam Product Receipt atau Berita Acara.
    2. Tagihan diserahkan langsung ke Bagian Penunjang Pembelian, dengan kelengkapan sebagai berikut:
      • Kwitansi dan/atau Faktur Penjualan (asli dan salinan 1 lembar);
      • Surat Pengantar Barang (asli);
      • Faktur Pajak (salinan 1 lembar);
      • Purchse Order (salinan 1 lembar).
    3. Pembayaran akan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan yang berlaku di Divisi Pengadaan PT Bio Farma (Persero).
  3. Sanksi-Sanksi
    1. Terhadap barang yang diserahkan, jika ternyata kemudian terdapat cacat yang tidak tampak, PT Bio Farma (Persero) berhak mengajukan tuntutan dalam tenggang waktu 1 (satu) bulan setelah cacat yang tidak tampak pada barang tersebut diketahui dan diberitahukan secara tertulis.
    2. Sehubungan dengan Pasal 3.a diatas, PT Bio Farma (Persero) tidak akan menerima item yang merupakan hasil perbaikan dari barang/mesin/alat yang sebelumnya cacat secara fisik dan/atau cacat secara fungsi.
    3. Jika ketentuan pada Pasal 3.a dan 3.b di atas tidak dapat dipenuhi dan barang/jasa terlambat diserahkan, maka akibat keterlambatan penyerahan baik sebagian maupun seluruhnya, kepada Rekanan akan dikenakan sanksi-sanksi sebagai berikut:
      • Denda sebesar 10/00 (satu per seribu) per hari dari Nilai Purhcase Order atau Nilai Perjanjian (untuk pembelian yang berdasar kepada Perjanjian) apabila penyerahan barang/jasa tidak secara bertahap/sebagian, namun tidak melebihi 5% (lima per seratus) dari Nilai Purchase Order atau Nilai Perjanjian (untuk pembelian yang berdasarkan kepada Perjanjian); atau
      • Denda sebesar 10/00 (satu per seribu) per hari dari nilai barang/jasa dalam Purchase Order yang terlambat diserahkan apabila penyerahan barang/jasa dilakukan secara bertahap/sebagian, namun tidak melebihi 5% (lima per seratus) dari nilai total tagihan.
    4. Jika terjadi kondisi dimana barang/jasa mungkin akan terlambat diserahkan, Rekanan harus memberitahukan secara tertulis, dilengkapi dengan alasan keterlambat paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum batas waktu penyerahan. Jika alasannya dapat diterima oleh PT Bio Farma (Persero), maka dapat dibuatkan suatu amendemen.
  4. Ketentuan Pekerjaan Validasi/Kalibrasi

Untuk pekerjaan jasa perbaikan/validasi/kalibrasi yang dilaksanakan di luar fasilitas PT Bio Farma (Persero), Rekanan harus menyampaikan pemberitahuan mengenai pekerjaan tersebut ke Bagian terkait di PT Bio Farma (Persero) dan berkewajiban memastikan barang/mesin/alat yang akan diperbaiki/ divalidasi/dikalibrasi dalam keadaan baik secara kualitas maupun kuantitasnya.

  1. Lain-Lain

Dalam hal ditemukan adanya indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan dalam pelaksanaan kesepakatan antara PT Bio Farma (Persero) dan Rekanan yang dapat menimbulkan kerugian bagi PT Bio Farma (Persero), maka PT Bio Farma (Persero) berhak melakukan penundaan dan/atau pembatalan pelaksanaan Purhcase Order ini. Indikasi penyimpangan dan/atau kecurangan antara lain termasuk namun tidak terbatas pada:

  1. Adanya indikasi manipulasi harga baik penggelembungan (mark up) maupun mengurangi (mark down);
  2. Adanya indikasi proyek fiktif;
  3. Adanya indikasi pemalsuan identitas Rekanan;
  4. Adanya indikasi barang/jasa di bawah spesifikasi/kualitas yang disepakati.

 

Ketentuan & Syarat-Syarat Purchase Order Info Pengadaan Barang & Jasa