PIAGAM PENGAWASAN INTERNAL (INTERNAL AUDIT CHARTER)

Piagam Satuan Pengawasan Intern (Internal Audit Charter) adalah dokumen formal yang berisi pengakuan keberadaan dan komitmen pimpinan atas fungsi Satuan Pengawasan Intern (SPI) di PT Bio Farma (Persero).

VISI

Menjadi mitra kerja yang independen, objektif, professional, terpercaya, dalam membantu pencapaian tujuan manajemen PT Bio Farma (Persero) menjadi perusahaan Life Science kelas dunia yang berdaya saing global.

MISI

  1. Membantu Manajemen dalam mencapai kinerja Perusahaan melalui peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan Perusahaan.
  2. Memberi nilai tambah kepada Perusahaan dengan berperan sebagai mitra strategis bagi manajemen melalui aktivitas memastikan/menjamin (assurance) dan konsultasi yang independen dan objektif internasional untuk meningkatkan kualitas hidup.

KEDUDUKAN SATUAN PENGAWASAN INTERNAL DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Sesuai SK Direksi No. 05586/Dir/VIII/2015 tanggal 21 Agustus 2015 tentang Struktur Organisasi PT Bio Farma (Persero), Satuan Pengawasan Intern (SPI) diubah menjadi Pengaawasan Internal (PI). Diperbaharui dengan SK Direksi No. 04276/DIR/XI/2017 tanggal 17 November 2017 tentang Struktur Organisasi PT Bio Farma (Persero), Pengawasan & Pengendalian Intern diubah menjadi Satuan Pengawasan Intern (SPI).

Secara struktural Satuan Pengawasan Intern berada di bawah Direktur Utama dan dipimpin oleh seorang Kepala Satuan Pengawasan Intern (Ka.SPI) yang membawahi Bagian Auditor Internal. Kepala SPI  diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama atas persetujuan Dewan Komisaris.

STRUKTUR DAN KEDUDUKAN​

  1. Kedudukan Satuan Pengawasan Intern (SPI) secara structural berada di bawah Direktur Utama.
  2. Satuan Pengawasan Intern dipimpin oleh seorang Kepala Satuan Pengawasan Intern, yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris melalui Komite Audit.
  3. Kepala Satuan Pengawasan Intern diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama dan persetujuan Dewan Komisaris.
  4. Auditor pada Satuan Pengawasan Intern bertanggung jawab kepada Kepala Satuan Pengawasan Intern.

KEBIJAKAN PELAKSANAAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SATUAN PENGAWASAN INTERN

Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab Satuan Pengawasan Intern (SPI) mengacu pada:

  1. Kerangka yang diakui secara Internasional (COSO-Internal Control Framework)
  2. Piagam Internal Audit (Internal Audit Charter) sebagaimana ditetapkan dalam SK Direksi Nomor: 05166/Dir/VII/2006 tanggal 28 Juli 2006 tentang Piagam Audit Internal (Internal Audit Charter) dan diperbaharui menjadi Piagam Pengawasan Internal (Internal Audit Charter) yang ditetapkan melalui SK Bersama Dewan Komisaris dan Direksi Nomor: 07357/DIR/XII/2012 pada tanggal 17 Desember 2012 diperbarui melalui SK bersama Komisaris & Direksi Nomor: KEP-04/DK/BF/11/2018 dan No. KEP-05574/DIR/XI/2018 tangga 02/11/2018.

TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB SATUAN PENGAWASAN INTERN (SPI)

Tugas SPI

  1. Menyusun dan melaksanakan Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT) dengan pendekatan risiko (risk based auditing).
  2. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) disampaikan kepada Dewan Komisaris cq Komite Audit untuk mendapatkan pertimbangan dan saran-saran.
  3. Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) yang telah disetujui oleh Direktur Utama, dikomunikasikan dengan Dewan Komisaris cq Komite Audit.
  4. Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian intern, manajemen risiko dan GCG sesuai dengan kebijakan Perusahaan.
  5. Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektivitas terhadap operasional, keuangan, sumber daya manusia, teknologi informasi dan kegiatan lainnya di perusahaan.
  6. Memberikan rekomendasi perbaikan dan informasi yang objektif tentang kegiatan yang diperiksa kepada Manajemen.
  7. Membuat Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) per triwulanan untuk disampaikan kepada Direktur Utama dan Komisaris Utama melalui Komite Audit.
  8. Memantau pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang direkomendasikan baik yang berasal dari pengawasan intern maupun ekstern.
  9. Melakukan pertemuan dengan komite audit secara periodik triwulanan atau empat kali setahun untuk membahas LHP dan tindak lanjutnya serta meminta masukan yang diperlukan.
  10. Membuat Laporan Hasil Tindak Lanjut secara periodik triwulanan untuk disampaikan kepada Direktur Utama dan Komisaris Utama melalui Komite Audit.
  11. Melakukan tugas konsultasi untuk memberikan rekomendasi perbaikan sistem pengendalian intern.
  12. Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan.

Wewenang SPI

Direktur Utama memberi wewenang kepada Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) untuk:

  1. Mengakses ke seluruh informasi, dokumen, dan catatan, ke Direksi dan ke karyawan, ke lokasi aset perusahaan, ke sistem informasi, dan ke sistem dan prosedur yang relevan tentang perusahaan yang terkait dengan tugas dan fungsi audit.
  2. Melakukan komunikasi secara langsung dengan Direksi, Dewan komisaris, melalui Komite Audit.
  3. Mengadakan rapat secara berkala dan isedental dengan Direksi, Komisaris, melalui Komite Audit.
  4. Melakukan koordinasi bila perusahaan sedang diaudit oleh auditor eksternal seperti KAP, BPK, dsb.
  5. Menghasilkan sumber daya audit, menentukan fokus ruang lingkup dan jadwal audit.
  6. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang audit.
  7. Mendapatkan saran dan nasehat dari tenaga profesional/ahli.

TANGGUNG JAWAB SPI

Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI) bertanggung jawab kepada Direktur Utama untuk:

  1. Memberikan penilaian dan saran-saran mengenai kecukupan dan efektivitas proses manajemen perusahaan dalam mengendalikan kegiatan dan pengelolaan risiko.
  2. Melaporkan kejadian penting yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen, dan melaporkan peningkatan/pembenahan sistem pengendalian intern yang perlu dilakukan.
  3. Memberikan laporan hasil pemeriksaan sesuai program kerja pemeriksaan tahunan, secara berkala.
  4. Melaporkan pencapaian KPI unit Pengawasan Internal.

INDEPENDENSI

  1. Satuan Pengawasan Intern berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama

Semua jajaran dalam perusahaan dan unit kerja lainnya berkewajiban untuk bekerja sama dengan Satuan Pengawasan Intern, sehingga memungkinkan pelaksanaan tenggung jawab audit.

  1. Bersikap Independen

Dapat melaksanakan tugas auditnya dengan bebas, baik secara organisatoris maupun secara Pribadi terhadap pihak yang diaudit (auditee) dan organisasinya dengan demikian SPI dapat memberikan pendapat penting yang tidak memihak dan tidak berprasangka dalam pelaksanaan dan pelaporan hasil auditnya.

  1. Bersikap objektif

Jujur terhadap diri sendiri serta yakin bahwa hasil kerjanya dapat diandalkan, dapat dipercaya dan bebas dari pengaruh pihak-pihak lain untuk itu SPI tidak boleh mengesampingkan pertimbangan-pertimbangan objektif yang ditemui dalam tugas auditnya

  1. Menjaga Integritas

Tidak memanfaatkan informasi yang diperoleh untuk kepentingan atau keuntungan Pribadi atau hal-hal lain yang patut diduga dapat disalahgunakan baik oleh dirinya sendiri atau pihak lainnya yang tidak berhak.

RUANG LINGKUP

  1. Untuk memastikan/menjamin (assurance) bahwa manajemen risiko, pengendalian intern dan proses tata kelola (govermance) telah dirancang dan berfungsi dengan baik, diantaranya :
  2. Risiko-risiko telah diidentifikasi dan dimitigasi secara memadai;
  3. Proses pengendalian intern telah memadai dan berjalan efektif dan efisien;
  4. Sumber daya diperoleh secara ekonomis, digunakan dengan efisien, dan diamankan dengan baik.
  5. Memberikan jasa konsultasi dan rekomendasi untuk meningkatkan kualitas pengelolaan Perusahaan.

PERSYARATAN AUDITOR

  1. Memiliki integritas dan perilaku yang profesional, independen, jujur dan objektif dalam melaksanakan tugasnya.
  2. Memiliki pengetahuan dan pengalaman teknis audit dan disiplin ilmu lain yang relevan dengan tugasnya.
  3. Memiliki kecakapan berinteraksi dan berkomunikasi baik lisan maupun tulisan secara efektif.
  4. Mempunyai keinginan untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan di bidang audit.

KODE ETIK AUDITOR

  1. Auditor intern harus menghindari hal-hal yang dapat menimbulkan konfik kepentingan.
  2. Auditor intern dilarang terlibat dalam kegiatan yang melanggar hukum.
  3. Auditor intern harus bersikap hati-hati dan bijaksana dalam menggunakan informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan tugasnya.
  4. Auditor intern harus mematuhi standar profesi Auditor Internal, kebijakan Perusahaan, dan peraturan perundangan.
  5. Auditor intern dilarang secara sadar terlibat dalam tindakan atau kegiatan yang dapat mendiskreditkan profesi audit internal dan mendiskreditkan organisasinya.
  6. Tidak memanfaatkan informasi yang diperoleh untuk kepentingan atau keuntungan pribadi atau hal lain yang menimbulkan atau patut diduga dapat menimbulkan kerugian bagi Perusahaan dengan alasan apapun.
  7. Tidak menerima imbalan/suap dari pihak manapun yang terkait dengan temuan audit.
  8. Auditor intern harus senantiasa meningkatkan kompetensinya dengan mengikuti pendidikan profesional berjenjang dan berkelanjutan.

HUBUNGAN SPI DENGAN DEWAN KOMISARIS DAN KOMITE AUDIT

  1. Tugas Komite Audit adalah membantu Dewan Komisaris untuk memastikan efektivitas sistem pengendalian intern dan efektivitas pelaksanaan tugas eksternal auditor dan internal auditor.
  2. Tugas Komite Audit mengkaji kecukupan fungsi audit internal, termasuk jumlah auditor, rencana kerja tahunan dan penugasan yang telah dilaksanakan.
  3. Komite Audit menilai pelaksanaan kegiatan serta hasil audit yang dilaksanakan oleh SPI maupun auditor eksternal.

STANDAR PELAKSANAAN TUGAS

1.Satuan pengawasan Intern PT Bio Farma (persero) dalam melaksanakan tugas berpedoman pada Standar Internasional Praktik Profesional udit Internal (International Standard for the Professsional Practice of Internal Auditing)

2.Untuk memastikan/menjamin bahwa fungsi satuan pengawasan intern (PSI) telah berjalan dengan standar dan kode etik profesi internal auditor,maka perlu dilakukan program pemasian/jaminan dan peningkatan kualitas (a quality assurance & improvement programme). Program tersebut juga menilai efisiensi dan efektifitas fungsi satuan pengawasan intern dan mengidentifikasi peluang intuk perbaikan/peningkatan.

Untuk menilai kesesuaian pelaksanaan program pemastian/jaminan dan peningkatan kualitas dengan Standar Internasional Ptaktik Profesional Audit Internal, maka harus dilakukan penilaian (assement) oleh oihak independen minimal setiap 5 tahun sekali.

PENUTUP

  1. Peninjauan berkala Piagam Satuan Pengawasan Intern (Internal Audit Charter ) PT Bio Farma (persero) dilakukan secara periodic setiap 3 (tiga) tahun, diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap perubahan peratiran perundang-undangan dan anggaran dasar serta perkembangan praktik-praktik tata kelola (governance)
  2. Apabila terdapat perubahan peraturan perundang-unangan dan perubahan anggaran dasar perusshaan yang berkaitan dengan materi Piagam Satuan Pengawasan Intern (Internal Audit Charter ), maka piagam ii dspat direvisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setiap perubahan materi Piagam Satuab Pengawasan Intern (Intern Audit Charter) ini harus mendapatkan persetujuan dari Direktur Utama dan Dewan Komisaris.